Jedes Jahr steht uns ein gewisses Budget zur Verfügung, aus dem ihr einen Teil zur finanziellen Entlastung bekommen könnt. Wie das geht, erklären wir euch hier. Zusammengefasst:
- Alle Belege im Original aufbewahren!
- Antrag auf Auslagenerstattung ausfüllen (Den Antrag gibt es hier)
- Originalbelege beilegen und unterschrieben persönlich oder per Post bei uns abgeben:
Neustadt Art Kollektiv e.V.
Rudolf-Leonhard-Straße 19
01097 Dresden - Bei Unsicherheiten und Fragen sprecht uns gern jederzeit an!
(1) Das Prozedere im Detail und was es zu beachten gibt
Hier erreicht ihr den Antrag, den ihr ausfüllen müsst.
BEREICH OBEN
- Daten und Bankdaten eintragen
- Bei Projekt schreibt ihr NAF (gern mit Jahreszahl, z.B. 2024)
- Bei Teilprojekt den Namen eurer Veranstaltung oder eures Ortes
BEREICH UNTEN
Nun tragt ihr bitte jeden Beleg einzeln in die Tabelle ein:
- Das Datum ist das, was auf dem Beleg/Kassenzettel steht
- Bei Beschreibung bitte die ausstellende Firma und das Produkt nennen, z.B.:
- Gerstaecker, grüne Kreide
- Netto, Trinkbecher
- Musikladen Mustermann, Miete Musikanlage
- VA-Technikerin Musterfrau, Honorar Tontechnik
- Bei Betrag die Summe, die ihr dafür ausgegeben habt.
- Am Ende die Gesamtsumme von allem, was ihr eingetragen habt, nicht vergessen.
- Mit dem Knopf Auslagen hinzufügen könnt ihr ggf. weitere Zeilen im Formular ergänzen.
HINWEIS: Wenn ihr Kassenbons habt, auf denen auch Dinge drauf stehen, die ihr nicht abrechnen könnt (Speisen, Getränke, …), dann streicht diese auf dem Kassenbon durch und verringert entsprechend den zu erstattenden Betrag.
Jetzt müsst ihr noch das Dokument ausdrucken und unterschreiben. Das Original gebt ihr zusammen mit den originalen (WICHTIG!!!) Kassenbelegen bei uns ab. Fragt vorher bitte nach, damit auch jemand da ist! Alternativ könnt ihr sie uns auch per Post schicken:
Neustadt Art Kollektiv e.V.
Rudolf-Leonhard-Straße 19
01097 Dresden
Welche Kosten können mir erstattet werden?
Das sind Materialkosten, Werbe- & Druckkosten, Auslagen für gemietetes Equipment und Honorare für Techniker·innen. Wenn sich abzeichnet, dass ihr insgesamt sehr viele Ausgaben erstattet haben wollt, sprecht uns bitte vorab an. Wir können bei 40 Orten für jeden Ort nur ein bestimmtes Budget zur Verfügung stellen.
Material ist prinzipiell alles, was ihr zur Gestaltung eurer Veranstaltungen braucht und was danach “aufgebraucht” ist.
Als Leitfaden:
- Farben, Bastelmaterial, Spraydosen, Papier etc. sind alles kein Problem und einfach zu erstatten. – Verbrauchsmaterialien, die länger halten, wie Gitarrensaiten, sind in der Regel ebenfalls kein Problem.
- Niedrigpreisige Güter, die länger Bestand haben – z.B. Keilrahmen – können unter Umständen übernommen werden. Rechtlich gehören diese nach Erstattung allerdings dem Neustadt Art Kollektiv. Fragt da bitte vorher nach, ob da was möglich ist und wie wir das umsetzen können!
- Zu Werbe- & Druckkosten gehören zum Beispiel zusätzliche Plakate, die ihr zur Ausschilderung und Bewerbung eurer Veranstaltung drucken müsst.
- Bei Mieten von Equipment und Honoraren sprecht bitte vorher mit uns, damit wir sicher sein können, dass dies im Rahmen unserer finanziellen Möglichkeiten liegt.
Achtet bei Rechnungen außerdem darauf, dass diese auf euren Namen ausgestellt sind, ansonsten können wir die Auslage leider nicht erstatten.
Welche Kosten muss ich alleine tragen?
Speisen und Getränke sind keine Materialkosten und können nicht erstattet werden. Wenn ihr Kleinigkeiten an eurem Ort anbieten möchtet, macht dies am besten gegen Spende. Beim Verkauf von Speisen und Getränken benötigt ansonsten ihr einen Hygienepass und eine Schankgenehmigung.
Wir können keine Reisekosten erstatten. Sollten eure Künstler·innen ihre Anfahrts- und Transportkosten über euch abrechnen wollen, sprecht bitte mit uns, wir finden mit Sicherheit eine Lösung.
Bis wann muss ich meinen Antrag einreichen und wann werden mir meine Ausgaben erstattet?
Einreichen kannst du jederzeit, aber bis allerspätestens Ende November. In der Regel warten wir nach dem Festival ca. 2 Wochen, bevor die Abrechnung losgeht. So haben alle Zeit, ihre Belege zusammenzusammeln und die Anträge bei uns einzureichen. Die Auszahlungen starten dann also Mitte Oktober. Das hat den Hintergrund, dass wir das vorhandene Geld möglichst fair auf alle Anträge verteilen möchten, falls wider Erwarten deutlich mehr Anträge eingehen als erwartet. In der Regel reicht das Budget aber vollkommen aus!
Was gibt es noch zu wissen?
Sammelt auch vor Ort bei euren Veranstaltungen Spenden ein (Hut bei Konzerten, Spendendosen, etc.)! Es soll alles für jede·n zugänglich sein. Ein absolutes NO-GO ist es, Eintritt zu nehmen oder Teilnahmegebühren zu verlangen! Sollte uns derartiges bekannt werden, werden diejenigen/der Ort vom NAF ausgeschlossen.
Sprecht uns bei Problemen und Sorgen gern an. Wir finden gemeinsam eine Lösung! 🙂