Jedes Jahr haben wir ein Budget für Materialkosten. Auf Antrag erhaltet ihr daraus eine Erstattung eurer Materialaufwendungen.

Warum so formal?

Das Prozedere ist formal, da wir die ausgegebenen Gelder dann selbst (noch formaler) bei den Fördermittelgebenden abrechnen müssen. Dieses Prozedere muss also eingehalten werden, sonst können wir nichts auszahlen.

Warum erst nach dem Festival?

Da wir nicht wollen, dass am Anfang alles an wenige Veranstaltungen geht, sammeln wir eure Anträge erst und schauen dann nach dem Festival, wieviele Erstattungen zusammen gekommen sind. Sollten die Erstattungen das Budget überschreiten, erhaltet ihr anteilig eure Ausgaben zurück. So haben am Ende alle ein bisschen weniger, anstatt das einige komplett leer ausgehen. In diesem Sinne wiederholt der Hinweis: Sammelt auch vor Ort bei euren Veranstaltungen Spenden ein (Hut, Spendendose etc.).

Aus Erfahrung der letzten Jahre hat das Budget immer gereicht. Dabei sind Erstattungen bis zu 100 EUR meist kein Problem. Da die Anzahl der Veranstaltungen jedoch schwankt, nehmt das nur als mutmaßlichen Richtwert. Wir können erst im Nachhinein genau sagen, wieviel erstattet werden kann.

Was kann abgerechnet werden?

Dieses Budget umfasst nur Materialkosten. Material ist prinzipiell alles, was ihr zur Gestaltung eurer Veranstaltungen braucht und was danach “aufgebraucht” ist. Als Leitfaden:

• Farben, Bastelmaterial, Spraydosen, Papier etc. sind alles kein Problem und easy zu erstatten.
• Verbrauchsmaterialien, die länger halten, wie Gitarrensaiten, sind in der Regel ebenfalls kein Problem.
• Niedrigpreise Güter, die länger Bestand haben – z.B. Keilrahmen – können unter Umständen übernommen werden. Grundsätzlich gehören diese nach Erstattung allerdings dem Kollektiv. Fragt da bitte vorher nach, ob da was möglich ist und wie wir das umsetzen können!
• Speisen und Getränke sind keine Materialkosten und können nicht erstattet werden. Ausgenommen wären hier Speisen, die nicht zum Verzehr gedacht sind, sondern um Kunstperformances oder Workshops durchzuführen: Salzteigzutaten oder Tomatensaft für die Metal-Show.
• Reisekosten können wir leider nicht übernehmen (kein Budget).
• Für Mietkosten haben wir ein anderes Budget. Solltet ihr Dinge mieten wollen, wendet euch bitte vorher an uns unter orga@neustadt-art-kollektiv.org, um zu klären, ob wir das übernehmen können.

Wie läuft der Antrag?

• Kauft euch euer Material und hebt alle Belege auf.
• Rechnungen sollten dabei auf euren Namen (oder den eures Veranstalters) ausgestellt sein.
• Kassenbons bitte auf ein A4-Blatt aufkleben. Dabei ein Blatt pro Kassenbon. Kleben, nicht tackern!
• Mit einem Klick auf Formular zur Auslagenerstattung ruft ihr das Formular auf.
• Hier bitte eure Daten und Bankdaten eintragen.
• Bei Projekt schreibt ihr NAF
• Bei Teilprojekt den Namen eurer Veranstaltung oder eures Ortes
• Nun tragt ihr bitte jeden Beleg einzeln in die Tabelle ein.
  • Das Datum ist das Belegdatum (steht auf dem Beleg)
  • Bei Beschreibung bitte die ausstellende Firma und das Produkt nennen, z.B.
    • Gerstaecker, grüne Kreide
    • Farben Vogt, verschiedene Farben
    • Stoffladen ZIC ZAC, verschiedene Stoffe
  • Bei Betrag die Summe, die ihr dafür ausgegeben habt.
• Am Ende die Gesamtsumme nicht vergessen.
• Mit dem Knopf Auslagen hinzufügen könnt ihr weitere Zeilen im Formular ergänzen.
• HINWEIS: Wenn ihr Kassenbons habt, auf denen Dinge drauf stehen, die ihr nicht abrechnen könnt (Speisen, Getränke, …), dann streicht diese auf dem Kassenbon durch und verringert entsprechend den zu erstattenden Betrag.
• Das ausgefüllte Dokument bitte ausdrucken und unterschreiben.
• Das Originaldokument und die Originalbelege dann bitte bei uns im Atelier (Rudolf-Leonhard-Straße 19) abgeben. Vorher bitte ankündigen, damit auch jemand da ist.
• Alternativ schickt die Belege per Post an:
      Neustadt Art Kollektiv e.V.
      Rudolf-Leonhard-Straße 19
      01097 Dresden

Weitere Fragen?

Solltet ihr weitere Fragen haben, dann meldet euch bitte bei uns unter orga@neustadt-art-kollektiv.org. Vor allem, wenn ihr unsicher seid, ob euer gekauftes Material auch wirklich erstattet werden kann, fragt bitte vorher!